업무상 목적으로 차량을 운행하는 경우라면, 이를 사용하는 것과 관련한 비용은 필요 경비에 산입될 수 있기 때문에 증빙 서류를 확실하게 관리해야 합니다. 운행일지 또한 그 중 하나라고 할 수 있습니다. 차량 운행일지 양식 다운로드 방법 및 작성 방법, 유의사항 등에 대해 정리해 보겠습니다.
업무용 사용거리
- 제조시설, 판매시설 등 사업장 방문 시
- 거래처, 대리점 방문 시
- 회의 참석을 위한 이동 시
- 판촉 활동을 위한 주행 시
- 출근, 퇴근 시
- 업무관련 교육, 훈련 등 직무 수행 등
법인 차량 등 사업을 위한 차량으로 운행한다 하더라도 모든 이동 거리가 업무용 사용거리로 인정되지는 않습니다. 법인세법에 따르면, 업무용 차량 사용거리는 거래처, 대리점, 제조시설, 판매시설 등 업무를 위한 사업장이나 시설에 방문하는 경우와 회의 및 판촉 등을 위해 이동해야 하는 경우로 제한됩니다. 이 외에 출근이나 퇴근, 업무상 교육 훈련 등 기타 직무 수행을 위한 경우 또한 인정됩니다.
사적인 목적으로 차량을 이용하는 경우 해당 거리의 운행기록은 업무사용비율에서 제외됩니다.
차량 운행일지 양식 및 작성법
이어서, 실제로 활용할 수 있는 차량 운행일지 양식 및 작성법을 소개합니다. 운행기록부 양식은 국세청 고시 자료로 누구나 다운받아 업무에 활용할 수 있는데, 바로 이용할 수 있도록 파일을 첨부합니다.
양식에 따른 작성 방법은 간단합니다. 우선 운행기록부는 차량별로 만들어 따로 작성 및 보관해야 하며, 상단에는 과세기간과 상호명, 사업자등록번호를 적습니다. 그리고 차종과 자동차등록번호도 필수 기재합니다.
이어서 하단에는 업무용 사용비율을 계산하는 표가 그려져 있습니다. 우선 표의 좌측부터 순서대로 사용일자, 차량 사용자의 이름 및 성명을 적습니다. 여기서 ‘사용자’는 운전자가 아니라 차량을 업무상 목적으로 이용한 사람을 뜻합니다. 대리 기사나 전문 기사가 운전했다 하더라도 사내 이용자의 이름을 적어야 하는 것입니다.
그리고 주행 전 계기판 상에 나타난 거리와 주행 후 계기판 상에 나타난 거리를 각각 적은 뒤 이를 계산하여 주행거리를 기재합니다. 동일인이 하루에 2회 이상 차량을 운행했다면 주행 전/후 계기판의 거리는 생략하고 주행거리만 누적하여 적어넣을 수 있습니다. ‘사용자’를 기준으로 누적 계산하도록 합니다.
이어서 업무용 사용거리는 출퇴근용/업무용으로 구분되는데 출퇴근을 제외한 모든 일반 사용거리는 ‘업무용’에 적어넣도록 합니다. 업무용으로 인정되는 운행 내역은 앞서 [업무용 사용거리]에서 정리했으니 다시 확인하시기 바랍니다.
이렇게 표를 완성했다면 과세기간 총주행 거리/과세기간 업무용 사용거리를 총합할 수 있을 것입니다. 그리고 총 업무용 사용거리를 총주행 거리로 나눈 값이 바로 ‘업무사용비율’에 해당하게 됩니다.
법인차량 주말 사용 가능한가?
주말에도 당연히 사업은 진행됩니다. 평일에만 업무용 차량을 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 원래의 목적대로, 주말에 법인 차량을 사용한 목적이 업무와 관련있다는 것을 소명할 수 있다면 주말이든 주중이든 차량 사용에 제한은 없습니다. 만약 사업상 목적으로 차량을 운행했음을 밝힐 수 없을 시에는 개인적인 목적으로 차량을 사용했다고 여겨지며 경비 산입이 불가합니다.
접대 목적의 차량 운행거리도 인정되나?
사업 진행 시, 관계자들과의 친목 증진을 위한 이른바 접대는 피하기 어렵습니다. 접대를 통해 거래가 성사되기도 하며 회의가 이루어지기도 하는 등 접대는 친목 도모를 통한 거래 도모의 일환으로 여겨집니다. 때문에 접대 목적의 차량 운행 시에도 업무용 사용 거리로 인정될 수 있습니다. 단, 이 경우에도 마찬가지로 공적인 일과 연관이 있음이 소명되어야 하고 그 내용이 적절해야만 합니다.
요약 및 정리
차량 운행일지를 제대로 작성하지 않으면 업무사용 비율이 제대로 계산되지 않아 손금산입 측면에서 손해를 볼 수 있습니다. 특히 하나의 차량을 여러 명의 직원이 이용하는 경우에는 기록이 명확하지 않다면 추후 계산이 복잡해집니다. 업무용 승용차 이용 후에는 차량 운행일지 양식에 이를 즉시 입력할 수 있도록 해야 하겠습니다.
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